Un sistema de gestión propio, hecho a la medida para Vega Modelo
Esta propuesta describe el ERP que reemplaza la operación fragmentada de hoy por un solo sistema de control administrativo, contable y financiero.
Dónde se pierde el control hoy
Antes de proponer un sistema conviene nombrar con precisión qué es lo que hoy cuesta controlar. Estos siete puntos surgen del levantamiento hecho con la administración; ninguno es un problema de las personas: son consecuencias de operar sin una herramienta que acompañe el tamaño actual de la operación.
Recaudación fragmentada
Portería, arriendos, estacionamientos y multas, cada uno por su lado.
Caja sin cuadratura
Apertura, cierre y diferencias sin registro formal por recaudador.
Figuras que no se modelan
Accionista, arrendatario, subarrendatario y puerto seco sin distinción.
Deuda sin visibilidad
Morosidad, pagos parciales y convenios sin antigüedad ni alertas.
Información dispersa
Correos, archivadores y computadores sin una fuente única.
Trazabilidad insuficiente
Quién creó, autorizó o anuló no queda registrado para auditoría.
Ajustes que no llegan
Cada personalización depende de un tercero que define si se hace y cuándo.
Alcance del proyecto
El sistema se organiza en siete áreas de negocio. Debajo de todas ellas hay cinco capacidades que las sostienen: no pertenecen a un área en particular, sino que son la base común sobre la que las siete funcionan.
Haga clic en un área para ver sus capacidades
01 Comunidad y Contratos 3 capacidades
- Gestión de contratos: ocupación, vigencia, inicio y término
- Diferenciación tarifaria por calidad: accionista, no accionista, subarrendatario y puerto seco
- Registro central de accionistas y locatarios: registro, acceso y actualización de ficha
02 Tesorería y recaudación 4 capacidades
- Gestión de caja y arqueo: apertura, ingresos, cierre, cuadratura, diferencias y entrega
- Registro por medio de pago: efectivo, transferencia, tarjeta y cheque
- Cheques en cartera
- Depósitos bancarios
03 Facturación y cobranza 9 capacidades
- Cargos recurrentes de arriendo, automáticos o manuales
- Registro de entradas por portería
- Cobro de estacionamientos
- Cobro de consumos —electricidad y otros— por lectura o prorrateo, no por monto fijo
- Gestión de multas: registro, autorización y seguimiento
- Convenios de pago: cuotas, vencimientos y saldo
- Gestión de morosidad: antigüedad y alertas
- Emisión de documentos tributarios: factura, boleta, nota de débito, nota de crédito y reimpresión autorizada
- Notificaciones de cobranza: avisos, estados de cuenta, cartas y morosidad
04 Compras y proveedores 3 capacidades
- Ciclo de compras completo: cotización, orden de compra, recepción, factura y pago
- Autorización por niveles de monto
- Cuentas por pagar y vencimientos de proveedores
05 Contabilidad y finanzas 6 capacidades
- Contabilización automática: el asiento nace de la operación
- Libros y estados contables: diario, mayor, balances, estados financieros y flujo
- Auxiliares y antigüedad: proveedores, deudores, cuentas por cobrar y por pagar
- Conciliación bancaria
- Numeración de comprobantes: folios correlativos por tipo
- Cierre de períodos contables
06 Informes e indicadores 14 informes
- Recaudación diaria por portería
- Ingresos por arriendos
- Deuda por locatario
- Antigüedad de saldos: 30, 60, 90 y más días
- Cheques en cartera
- Cuadratura por cajero y turno
- Conciliación bancaria
- Gastos por área o centro de costo
- Flujo de caja proyectado
- Estado de resultados mensual y anual
- Balance general
- Compras pendientes de autorización
- Contratos próximos a vencer
- Multas pendientes de pago
- Panel de indicadores — por definir
07 Trazabilidad y Auditoría 2 capacidades
- Historial de operaciones
- Informes
- Trazabilidad y auditoría Historial completo de operaciones
- Control de acceso Perfiles, restricción por módulo, doble factor y autorización de operaciones sensibles
- Gestión documental Adjuntar y buscar
- Respaldo y recuperación Continuidad de la información ante una falla
- Consulta e indicadores Reportería
Línea de tiempo
El proyecto se organiza en diecisiete semanas, del 10 de agosto al 6 de diciembre. Cada hito corresponde a un área completa del sistema, con sus capacidades operando.
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S110 agoInicio del proyectoArranque, levantamiento fino y puesta en marcha del ambiente de trabajo
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S57 sepComunidad y ContratosContratosTarifas por calidadRegistro central
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S1226 octTesorería y recaudación · Facturación y cobranzaCaja y arqueoMedios de pagoCargos de arriendoPortería EstacionamientosMultasConveniosMorosidad Documentos tributarios
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S149 novCompras y proveedoresCiclo de comprasAutorización por montoCuentas por pagar
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S1516 novContabilidad y finanzasContabilización automáticaLibros y estadosAuxiliares Conciliación bancariaComprobantesCierre de períodos
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S1730 novInformes e indicadores · Trazabilidad y Auditoría14 informesHistorial de operaciones
El calendario cierra el 6 de diciembre, al terminar la semana 17.
Se incluye el calendario completo para que pueda ubicar el proyecto en su propio año. A lo largo del desarrollo habrá semanas en las que necesitaremos su apoyo para confirmar requerimientos y validar lo construido; tenerlas a la vista permite coordinarlas con anticipación y sin interferir con los cierres de mes.
| Mes | Semana | Lun | Mar | Mié | Jue | Vie | Sáb | Dom | Área de negocio |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| AGO | S1 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | (16) | Inicio |
| AGO | S2 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | (23) | |
| AGO | S3 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | (30) | |
| AGO – SEP | S4 | 31 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | (6) | |
| SEP | S5 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | (13) | Comunidad y Contratos |
| SEP | S6 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | (20) | |
| SEP | S7 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | (27) | |
| SEP – OCT | S8 | 28 | 29 | 30 | 1 | 2 | 3 | (4) | |
| OCT | S9 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | (11) | |
| OCT | S10 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | (18) | |
| OCT | S11 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | (25) | |
| OCT | S12 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | (1) | Tesorería y recaudación · Facturación y cobranza |
| NOV | S13 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | (8) | |
| NOV | S14 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | (15) | Compras y proveedores |
| NOV | S15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | (22) | Contabilidad y finanzas |
| NOV | S16 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | (29) | |
| NOV – DIC | S17 | 30 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | (6) | Informes e indicadores · Trazabilidad y Auditoría |
Pilares de servicio
Estos cinco compromisos describen cómo el sistema se sostiene en el tiempo: qué pasa si algo falla, en cuánto se responde, cómo evoluciona y bajo qué condiciones queda por escrito.
- SLA
- Acuerdo de nivel de servicio: los tiempos de atención y disponibilidad que quedan comprometidos por escrito.
- RPO
- Punto de recuperación: cuánta información, medida en tiempo, es lo máximo que podría perderse ante una falla.
- RTO
- Tiempo de recuperación: en cuánto tiempo el sistema vuelve a estar operativo después de esa falla.
En una idea
Cinco palabras resumen qué cambia cuando el sistema es a medida, adaptado a las necesidades del negocio y no al revés.
ERP Vega Modelo
Condiciones
Lo que necesitamos de ambas partes para que el calendario se cumpla como está planteado.
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01
La fecha de inicio sostiene la fecha de término
El calendario parte el lunes 10 de agosto y cierra el 6 de diciembre. Cada semana que la aceptación se posterga corre el término en la misma medida: no es un plazo que se pueda comprimir después. Si la decisión toma más tiempo, lo conversamos y ajustamos el calendario en conjunto, con fechas nuevas y realistas.
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02
El proyecto necesita una contraparte disponible
Un sistema a medida se construye con quien conoce la operación. Necesitamos una persona designada por Vega Modelo con capacidad de decidir sobre reglas de negocio, disponible para confirmar requerimientos y validar lo entregado dentro de los plazos acordados. Las semanas en que se requiere esa participación serán coordinadas previamente, con tiempo y sobre el calendario, para no interferir con los cierres de mes.
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03
Las validaciones tienen ventana
Cada área entregada se somete a revisión de Vega Modelo. Si una validación se extiende más allá de la ventana acordada, el trabajo siguiente no se detiene, pero las correcciones que surjan después entran como ajuste posterior y no como parte de esa entrega.
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04
La información para la migración se coordina desde el inicio
Para que la migración avance necesitamos los contratos vigentes, el catastro de locatarios y accionistas, los saldos y los maestros contables. No hace falta que estén ordenados ni completos: parte del trabajo es justamente dejarlos en forma. Lo que sí ayuda es empezar a reunirlos en las primeras semanas, porque la carga inicial marca el ritmo de lo que viene después.
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05
El alcance es el descrito en esta propuesta
Las siete áreas y las capacidades listadas son lo comprometido. Todo lo que aparezca durante el desarrollo y no esté aquí se registra, se valoriza y se decide aparte — no se descarta, pero tampoco se absorbe en silencio dentro del mismo plazo.
La valorización del proyecto fue conversada en la reunión anterior. Para avanzar proponemos coordinar una reunión con administración y el equipo directivo, donde podemos presentar la propuesta completa —con precios, alcance, calendario y condiciones comerciales— y resolvemos en conjunto las consultas que surjan.
Esta propuesta tiene vigencia hasta el viernes 7 de agosto.